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  • 關于2021年1月畢業研究生檔案轉遞的通知
    發布時間:2020-12-22 19:55:07.0

    各研究生培養單位:

    畢業研究生的人事檔案是用人單位選拔、聘用畢業生等涉及畢業生切身利益的重要依據。因此,將畢業生檔案準確、及時、安全地轉遞到接收單位對于畢業研究生非常重要。請各培養單位高度重視畢業研究生檔案轉遞工作,并安排專人負責相關工作。

    根據學校相關工作安排,畢業研究生檔案轉遞方式統一為中國郵政EMS。離校前,請每位畢業研究生及時填報、確認檔案轉遞信息。完成檔案轉遞后,EMS郵寄單號將在云南大學研究生院官網上公布,請注意跟蹤檔案轉遞信息,確保檔案按時、安全到達接收單位。畢業研究生檔案轉遞具體流程如下:

    一、畢業生確定檔案去向并網上填報轉遞信息

    請各培養單位于1223-1229組織畢業生確定檔案去向:就業單位或升學單位可以接收檔案的,檔案直接轉遞至相應單位;暫未就業畢業生和就業單位不接收檔案的畢業生,檔案轉遞回生源地人才就業管理服務機構;培養方式為定向的研究生,檔案轉回簽署定向協議的單位。

    同時畢業生需登錄“研究生管理信息系統”(http://ehall.ynu.edu.cn/new/index.html),在檔案管理功能模塊自主填報檔案轉遞信息。

    1.非定向畢業生

    轉遞去向為云南省人才服務中心、昆明市人才服務中心、云大讀博的同學,直接在“檔案接收部門”名稱下拉框中選擇對應的接收單位名稱即可,并上傳相關證明材料(如:三方協議、調檔函或接收函)。

    轉遞去向為上述單位以外的接收單位,“檔案接收單位類別”選擇“其他”,請根據系統各個字段的提示填寫具體的檔案轉遞信息,并上傳相關證明材料(如:三方協議、調檔函或接收函)。

    轉遞去向為生源地的同學,請準確填寫檔案轉遞去向,并上傳相關證明材料(如:調檔函或接收函,若生源地人才就業管理服務機構可不提供調檔函直接郵寄、需上傳戶口簿本人頁)。

    請確保上傳證明材料內容與轉遞去向一致,否則審核不予通過。特別注意:接收地址只可填寫就業單位或托管單位,不可由本人接收;“檔案接收地行政區劃”應逐級選擇至“省//區(縣)”,再進行后續信息填寫。

    2.定向畢業生

    培養方式為定向的研究生,也需在系統填報檔案轉遞去向,檔案接收單位名稱默認為簽署定向協議的單位,不可修改;其它內容(如檔案接收地行政區劃、檔案接收地街道信息、單位內接收部門、檔案接收聯系人、檔案接收聯系電話、檔案接收地郵編等)請自行填報,并上傳相關證明材料(如定向協議或蓋有單位公章的工作證明)。

    請確保上傳證明材料的內容與定向單位名稱等信息一致,否則審核不予通過。

    二、培養單位審核畢業生檔案轉遞信息

    請各培養單位確定畢業研究生檔案轉遞工作負責人(以下稱檔案負責人),在研究生管理信息系統-檔案管理功能模塊對畢業生填報的檔案轉遞信息進行審核,注意嚴格對照畢業生上傳的證明材料是否與填報檔案轉遞信息一致,若不一致則審核不通過。

    審核通過即可進入研究生院審核程序。

    三、畢業生網上確認轉遞信息

    請各培養單位于1224-1230組織畢業生登錄研究生管理系統,在檔案確認功能模塊,確認已被審核過的檔案轉遞信息。超過截止時間未確認的,系統將默認為轉遞信息正確無誤。

    1.審核未通過的

    請根據審核意見重新填報轉遞去向,待審核通過后,再進行檔案轉遞去向信息確認。

    2.審核通過且填報信息無誤的

    審核狀態為審核通過,若所有字段核對正確無誤,即可點擊確認鈕,完成確認后,離校系統內研究生院(檔案)環節將自動更新為審核通過狀態。

    3. 信息確認后仍需進行修改或未登記的

    信息確認后仍需進行修改的同學,請于1231攜帶三方協議或調檔函原件至研究生院檔案室修改相關信息。

    四、培養單位收集整理學籍材料

    請各培養單位于安排裝檔的時間(附件1之前組織收集整理需要移交的學籍材料,學籍材料分為學生裝檔材料學生歸檔材料種類別(材料具體清單詳見附件2。所有材料需按學號升序(上小下大)排列整理。

    五、培養單位移交學籍材料及裝檔

    請各培養單位按照裝檔安排的時間(附件1)由檔案負責人組織人員到檔案室進行材料移交、裝檔、錄入、密封及核對,并按轉遞去向類別進行分類打包。

    移交的材料包括:

    1.學生裝檔材料(材料清單詳見附件2

    2.學生歸檔材料(材料清單詳見附件2

    3.檔案交接材料清單

    4.畢業生黨員材料交接單(院級黨組織領導簽字,加蓋單位黨委公章)

    六、注意事項

    1.請各培養單位務必高度重視并妥善處理畢業研究生檔案轉遞事宜,按時完成畢業生檔案轉遞信息填報審核工作和學籍材料歸檔工作,并督促畢業生按時完成檔案轉遞去向填報和確認工作,否則由此產生的不良后果由各培養單位和畢業生本人承擔。

    2.請各位畢業生填報檔案轉遞去向信息前應與所填接收單位聯系并辦好接收手續、確認該單位能接收檔案,按時填報并確認檔案轉遞去向信息,且確保上傳證明材料的真實性和清晰度,否則導致檔案轉遞錯誤、退回、遺失或由此產生其他不良后果由畢業生本人承擔。

     

    研究生院檔案室地址:呈貢校區北門敬賓樓1201

    聯系人:梁老師      聯系電話:0871-65033328

     

    附件:

    1.各培養單位裝檔時間安排

    2.研究生學籍材料歸檔清單

     

    云南大學研究生院

    20201222

     

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